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なべはるの人事徒然

フィードフォース人事の中の人。採用、教育、評価制度、組織活性など、日々考えていることを綴ります。現在人事で働いている方、人事の仕事に興味のある方、就職活動中の学生などに読んでいただけたら幸いです。

上司の思う10倍、部下は上司に報告しづらい

世の管理職の皆さんの共通の悩みの1つに、「部下が中々報告・連絡・相談(ホウレンソウ)してこない」というものがあると思います。

今回のブログでは、部下から報告・連絡・相談されやすい上司になるための心構えをまとめてみます。

↓こんな記事もあります。皆さん悩んでますね↓

president.jp

※私の会社では、「上司・部下」という言葉は使わずに「マネジャー・メンバー」と言っていますが、記事内では分かりやすいように「上司・部下」を使います。

上司の思う10倍、部下は上司に話しかけづらい

まずは大前提。貴方が思っている10倍、部下は貴方に話しかけづらいと思いましょう。
「自分は部下との仲も良好だから、話しかけやすいだろう」と思っている貴方も(私も)含めてです。

ウソだと思うならGoogleで「上司 話し」と打ったときのサジェスト結果をご覧ください↓

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ホウレンソウの責任は上司にある

「話しかけやすかろうが話しかけにくかろうが、報告に来ない部下が悪いんだ、報告や相談に来ればちゃんとアドバイスができるのに」と考えている方はいませんか?

確かに仕事のできる人は報告・連絡・相談が上手です。貴方自身もそうして上手く報告・連絡・相談してきたからこそ成果を残し、今の役職についているのかもしれません。
しかし、マネジャーになった今では自分自身だけではなくメンバーが成果を出せるようにすることが上司の役割です。自分から中々ホウレンソウをしない部下がいるなら、してくれるように工夫するのは上司の責任なのです。

ここでは、部下が適切に報告・連絡・相談するような工夫を4つ紹介します。

※この記事を読んでいるのがメンバーの立場であれば、上司に頼らず自分でホウレンソウを上手くできるよう努力してくださいね

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話しかけられたらちゃんと聞く

言わずもがななので解説はしませんが、何よりも大事なことです。

  • 忙しそうにしない/不機嫌そうにしない
    実際に忙しいか/不機嫌か、は関係ありません。部下から見て忙しそうか/不機嫌そうか、です。
  • 「ながら」で聞かない
  • 相手の方を見る、相手に身体を向ける
  • 「今忙しいから」などと邪険にしない。
    本当にその時時間をとれないなら、後で必ず時間をとる

これらに気をつけて、部下に「話しかけて良かったな」と思ってもらえるようにしましょう。

悪い報告は、報告したこと自体をほめる

上司である貴方は悪い報告ほど早めに聞いて対策を打ちたいと考えているでしょうが、部下からすれば上司に悪い報告をすることほど気の進まないことはありません。

悪い報告に限っていえば、上司の思う100倍は話しかけづらいと思ったほうがいいかもしれません。

悪い報告を聞いた上司が、「何でそんなことになったんだ!」とか「だからもっと早く相談しろと言ったろう」などと叱責してしまえば、次からの悪い報告は更に遅くなってしまいます。
上司からしてみれば起こった事象に対して叱責しただけで、報告したことを叱責したつもりはないと思うかもしれませんが、報告した側からすれば「報告した→怒られた」という、報告自体への負のイメージがついてしまうのです。

だからこそ、悪い報告を聞いたら叱責したくなるのをグっとこらえて、「報告してくれてありがとう、一緒に対策を考えよう」「早く報告してくれたから何とかなりそうだ」と、報告したこと自体をほめるようにしましょう。
部下の失敗への追求や原因分析が必要なら、報告のタイミングと意図的にずらして行うといいでしょう。

報告・連絡・相談を受ける仕組みを作る

部下と信頼関係を築けていて、話しかけられたらしっかり話を聞くように心がけていても、それでもなお部下は上司に話しかけづらいです。
気の良い上司が、にこやかに「何かあったら何でも相談してね」と本心から部下に伝えていたとしても実際は中々相談はされません。

「何で相談に来ないんだろう」と悩むのではなく、そういうものだと思って仕組みを作ったほうがよいでしょう。

毎朝進捗確認の朝会を開く、週に1回個別にショートミーティングの機会を作る、自分以外のマネジャーに相談できるようにしておく、など報告・連絡・相談が自然と行われるような仕組みにしておくといいでしょう。

私の会社では、2週間に30分、1対1でメンバーと会話する1on1 Mtgを実施しています。

diamond.jp

上司から部下に報告・連絡・相談する

最後に。報告・連絡・相談するのは部下→上司の一方通行だけではありません。

面倒くさがらずに、上司から部下に丁寧に報告・連絡・相談することで、ホウレンソウの重要さが部下に伝わり、話しかけやすくなることでしょう。

 

(まとめ)
  1. 話しかけられたらちゃんと聞く
  2. 悪い報告は報告したこと自体をほめる
  3. 報告・連絡・相談を受ける仕組みを作る
  4. 上司から部下に報告・連絡・相談する

これら4点を工夫すると、「部下が全然報告に来ない」という悩みから開放されるかもしれません。