会社で採用管理システムの導入を検討しているので、その検討ポイントをまとめてみました。
自分用のメモですが、これから採用管理システム導入を検討している企業の方に参考になるかもしれません。
拡大する採用管理システム市場
ひと昔前は採用管理・人事管理システムといえば富士通・日立・東芝などの大手システム会社が高額のパッケージで提供していましたが、今は多数のクラウドサービスが存在します。
上記まとめによれば全41サービス！モノにもよりますが、金額帯は大体月3～10万円程度。機能や用途は多種多様なので、「採用管理システム導入で実現したいこと」と「そのために必要な機能」の要件をまとめておかなければ、適切なサービスの選定はできなそうです。
採用管理システムで実現したいこと
まずは、何故・何のために採用管理システムを導入するかをまとめてみます。
やりたいことはたくさんあるのですが、大きく分けると下記の2つといえそうです。
採用活動の分析
採用活動は営業活動に近いです。これまでの採用活動データを分析して、適切な行動計画を立てることが採用成功につながります。
いつ、どの職種に、どの媒体から、どんな応募があって、結果どうなったか...といったデータを蓄積して分析できるようにしておくことが必要です。
採用活動の効率化
媒体管理、求人原稿作成、スカウトメール送信、応募者対応、面接調整、面接対応等々、採用担当者には多くの事務作業があります。
採用管理システムには、その膨大な量の事務作業を少しでも効率化・自動化することを期待したいものです。
採用管理システムに求める機能
上記をふまえると、私が採用管理システムに求める機能・要件は下記の6つとなりそうです。
（どんなシステムでも当たり前にあるであろう機能は除外しています）
1.候補者データの蓄積
蓄積自体はどんなシステムでもできると思うのですが、後で検索することを考えると、職種や応募元の設定ができることはもちろんのこと、その他のステータスかタグを細かく設定できると尚良いです。
例えば、「スカウト」というタグをつけておければ、後でスカウトからの応募者のみを検索できると便利ですね。
2.候補者データの分析
データの蓄積がされていれば分析は当然できるのですが、どうせなら採用管理システムの基本機能で知りたい情報がパっと出たら嬉しいものです。
具体的には、「月ごと」「職種ごと」「媒体ごと」それぞれの「応募数」「面接数」「通過率」が一目で分かると、採用成功のための行動計画をスムーズに立てることができそうです。
3.KPI管理
応募データをもとに行動計画を立てたら、そのままシステムでKPI管理ができると更に良いですね。
この機能があるシステムはほとんどなさそうですが、「月ごと」「職種ごと」の「応募数目標」「面接数目標」の設定と実績管理ができると便利そうです。
4.人材紹介会社/転職エージェントとのスムーズな連携
人材紹介会社から候補者を紹介してもらう場合は、メールでパスワード付の候補者レジュメを送ってもらうのが一般的です。
１社１社の紹介会社と人事がメールでやりとりをするのではなく、採用管理システムに直接書類をアップロードしてくれればその後の書類選考や面接官への情報伝達がスムーズになります。
その際、人材紹介会社の方から見て採用管理システムに書類をアップロードすることが手間に感じるようだと、紹介数が減って本末転倒です。人事側からだけでなく、エージェントから見て使いやすいかも大きなポイントです。
5.スケジュール登録機能（スケジューラとの同期）
人材紹介会社ともうまく連携し、候補者の入力がスムーズに行えたら、次は面接調整です。その際、面接官のスケジューラ（当社の場合はGoogleカレンダー）と同期して、採用管理システム上でスケジュールまで押さえられると、面接調整の手間がグっと減ります。会議室も一緒に押さえられると更に良いですね。
個人的にはこの機能はかなり重要だと考えています。スケジューラと同期できないと、採用管理システムとスケジューラの二重登録が必要となり、採用管理システムがあるせいで仕事が増えることになるからです。作業手順が増えればそれだけミスの可能性も高くなるので、スケジューラと同期できるかは、採用管理システムを選別するうえで大きなポイントになりそうです。
6.候補者への連絡機能
将来的に、タレントプールして長期的に候補者と連絡をとる場合や、新卒採用で多くの候補者に一度に連絡したい場合などは、採用管理システムから特定のステータスやタグの候補者に対して一度に連絡できると業務の削減になります。
どちらのケースもExcelなどでの管理でも似たようなことはできるので優先度としては低いですが、どうせ採用管理システムを使うのであれば、できればほしい機能ではあります。
導入目的を満たす採用管理システムの選定を
このように、今の私に必要と思われる要件をまとめてみました。他にも、リファラルを促進するための社員向け連絡機能や、求人ページを作成できる機能など様々あるでしょうが、今の私の採用状況からすると優先度は落ちます。
上記をもとにこれから具体的に選別を始めます。結果はブログで報告する…かもしれません。
追記：Talentio に決定しました
上記をもとに複数サービスを比較検討した結果、Talentio に決定しました。決定した理由は下記をどうぞ。
