人事歴7年以上になる私ですが、業務のほとんどが採用あるいは制度面のもので、実は労務の経験がありませんでした。
そんな労務素人の私が、最近役所への書類手続きを電子申請化してみたお話です。
煩雑になりがちな労務のお仕事
まだ本格的に労務の実務を経験していない私ですが、労務の仕事は本当に煩雑ですよね。
労務の仕事を知らない方のために一例をご紹介すると、社員が1人入社するだけでもざっと下記のような業務があります。
- 扶養控除等申告書の作成
- 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届の作成
- 健康保険の手続き
- 厚生年金保険 資格取得の手続き
- 住民税の手続き
- 雇用保険の手続き
あまりに漢字が並ぶので中国語かと勘違いしそうになるのは労務あるあるでしょうか。「雇用保険被保険者証」とかかまずに言えたことないです。
で、これらの手続き1つ1つの書類を全て紙で印刷して、手書きで記入して、役所やハローワークに郵送又は手で持って行ってるわけです。
社内の労務担当者に上記のような説明をしてもらったときの私の正直な感想は「やりたくない(´・ω・)」でした。
とはいえ、従業員が安心して働くために大事な仕事であることも事実。どうせやらなきゃいけないならもっと楽にやりたい！ということでクラウド人事労務ソフトのSmartHRを導入しました。
（最近TV CMも始めたみたいですね↓）
Web上のクリックだけで役所への申請ができるように！
SmartHRのコンセプトが「1クリックで人事・労務」だけあって、これまで紙でやり取りしていた手続きのほとんどがWeb上で完結できるようになりました。
その中でも特にインパクトが大きいのが、役所への手続きの電子申請です。
年金事務所やハローワークへの書類申請をWeb上で行うことができてめちゃくちゃ便利です。書類を印刷して手で記入したり、封筒に宛名を書いたり、切手を貼ってポストに入れたり、役所に行って順番待ちしたりしなくてすむんです！
超難解（？）な電子申請手続き
電子申請という制度があること自体は前から知っていたのですが、電子申請の手続きが非常に難解で、諦めていました。
法務省のHPの電子申請の案内のページがこちらなのですが、見ても「なるほど、分からん」状態。
それでも頑張って申請の流れに従って、申請に必要な専用ソフトウェアをインストールしてみますが、そのソフトウェアからは何やら禍々しいオーラが感じられて先に進むことができません。天空闘技場で念を覚えていないゴンキルがヒソカのオーラにビビって進めなかったときの気持ちです。
（↓な、なんて禍々しいオーラ...!）
冗談はさておき、手続きを簡単にするための手続きが難解であきらめる、という本末転倒な状態だったのですが、SmartHRさんがこの電子申請手続きを分かりやすくブログにまとめてくれたおかげで、すんなり申請することができました。禍々しいオーラにビビって進めなかっただけのようです。
申請方法の詳細はSmartHRさんの上記記事を参考にしていただくとして、 電子申請のためにやったことをざっくりいうと下記です。
- 申請に必要な書類・印鑑カードなどを用意（10分）
- 専用ソフトウェアから申請用のファイルを作成（15分）
- 労務局へ訪問。申請手続き（移動時間を入れて90分）
- 専用ソフトウェアから正式申請手続き、SmartHRに登録（15分）
実作業時間で2時間ちょいですね。やってしまえば何も難しいことはありませんでした。
人事労務関連...というか役所手続き関連は、一見難解だけどやってみるとさほどでもないものって多くありますよね。ビビって手をつけられていなかったことが解決して、大人の階段登った感あります。
これからもテクノロジーで業務を加速させていきたいですね！
補足
電子申請はSmartHRを使わなくても利用できるのですが、使わない場合の申請方法がやたらと面倒くさいのと、必要書類をクラウドで作成できるSmartHRと非常に相性が良いので、SmartHRと併用することを前提として書いています。
