業務効率化のために Webサービス を導入しよう！でも…
HRTech という言葉が浸透してきた昨今ですが、 HR に限らず最近では業務効率化のための Webサービスがたくさん出ています。
最近ではバックオフィス業務の支援に特化したクラウドサービスなんかも出てきましたね。
手作業や Excel などで管理するよりも Webサービスを利用したほうが業務が加速するケースはたくさんあります。
私自身が利用している業務効率系の Webサービスは、採用管理に Talentio 、労務管理にSmartHR 、勤怠管理にジョブカン、給与管理経費申請に MFクラウド 、タスク管理に Jooto と Backlog などです。
SmartHR を使って労務の手続きを電子申請した話は↓から。
Webサービスを導入することで業務時間が短縮され、余った時間で戦略や将来の施策を考えることができるので良いことづくめです。特にベンチャー企業の人事の方は軒並み忙しいのでいかに業務効率化できるかで個人や会社のパフォーマンスも大きく変わってきます。
上述のとおり今は便利な Webサービスがたくさんあるので、忙しい人はどんどん Webサービスを導入すればみんな幸せになります。
……と、簡単にいけばいいのですが…そうはいかないのが現実。この記事では実際に導入する際にどんなハードルがあるのかを考察してみます。
担当者が忙しくて導入検討ができない
日々忙しく働いている現場の担当者。
この忙しさを少しでも緩和するために業務効率化の Webサービスを導入したい！と思うわけです。
でも、いざ導入を検討しようとするとけっこう大変。忙しいのを何とかするための Webサービス導入が、忙しくてできない！という状況に陥りがちです。
現場の担当者主導で Webサービスの導入を実現するには下記の条件が必要です。
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抱えている課題のポイントが整理できている
今の自分の業務の何が課題なのか、どこを解決すると効率的になるのかを認識できていなければなりません。この認識を持つには自分の業務を少し引いた視点で観察する必要がありますが、日々忙しいとなかなか難しいですね - その課題を解決するためにどんな Webサービスを導入すればいいかイメージがつく
世の中にどんな Webサービスが存在していて、自社の課題解決のためにはどのサービスを導入すればいいかを判断するという、情報収集力と目利き力が必要です - トライアル期間で有効性を判断する
初期設定して、実際にサービスを触ってみて感覚をつかむにはある程度の時間が必要です - 新しい業務フローを構築する
有効性を確認できたら、これまでやっていた業務フローを Webサービスに合わせて再構築しなければなりません。場合によっては、導入初期は既存フローと新フローの両方を回す必要が出てくるかもしれません - 決済者に Webサービス導入の理解がある
担当者が上記までをこなせたとしても、決裁者が Webサービスに疎いがために決済がおりないと悲劇です
Webサービスを適切に導入するにはこれらのハードルをクリアする必要があります。
これを、今の業務だけで手いっぱいの現場担当者が自発的にやるにはかなり無理があります。そんな時間がとれないから何とかしたいんだよ！という声が聞こえてきそうです。
また、業務フローの構築などは抽象度の高い仕事なので経験がないとどうしたらいいか分からないという人もいるでしょう。
ボトムアップだけに期待せず、トップダウンで進める
理想を言えば、現場を一番わかっている担当者がボトムアップで Webサービス導入を進めるのが理想かもしれません。しかし、みんながみんな上述した導入ハードルを越えられるわけではありません。
それであれば、やはりここはマネジャーが主導で進めるべきでしょう。
現場の業務の課題と最新の Webサービスの動向に敏感になって、必要なときに適切な Webサービスを導入できるかが、今後のマネジャーに求められる資質のように思います。
え？マネジャー自身が忙しくてそんな時間はない？いやいや、メンバーの業務効率化と生産性向上のための時間はマネジメントの仕事の中でもトップクラスの優先事項ですよ？
いくつかの Webサービスを導入して業務フローに落とし込んでいくと段々勘所がつかめてくるので、検討~導入~運用 までの時間は段々短くなるはず。
働き方改革がさけばれているいま、マネジャーの皆さんはイケてる Webサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
決裁者に Webサービス利用の理解がないと悲劇
余談ですが、上述した Webサービス導入ハードルの5つめ「決済者に Webサービス導入の理解がある」は超重要ですね。
もしメンバーがすごく優秀で、ハードルの1~4 を軽く乗り越えてこれ導入しましょう、と提案してきたにも関わらず、決裁者が IT よく分かってないとか、「人力でやればお金かからないんでしょ」みたいな感じで導入できなかったらそのメンバーはきっと近いうちに辞めてしまうでしょう。
逆に、そういった提案ができるメンバーはマネジャーの資質があるので配置転換を検討したほうがいいかもしれません。
ちなみに私の会社では「テクノロジーで業務を加速させる」と「早く挑戦し、失敗し、改善する」というバリュー（行動規範）があるおかげで導入の心理ハードルが低いです。良いモノはどんどん利用する、やってみてダメだったらやめるか改善すればいいという価値観なのですごくやりやすいです。
もしフィードフォースに興味のある方はご連絡ください(๑˃̵ᴗ˂̵)و（ステルスされてないマ）
