人事の皆さま、こんにちは。今日も面接日程調整してますか？
ということで、毎度おなじみ(？)なべはるがツールを導入する前の要件整理記事でございます。
人事を悩ませる日程調整業務
採用業務を経験したことのある方なら、誰しもやったことのある日程調整業務。
候補者と面接官の都合のつく日時を調整し決定する。ただこれだけのことですが、数が増えてくると調整に使う時間もばかになりません。
わたしの会社では、新卒採用シーズン時には月間50件以上もの日程調整を行っています。面接対応と面接調整だけで一日が終わるなんてことも珍しくありません。
ツールを利用して日程調整業務を楽にしよう！と思い立ち、日程調整ツールに必要な要件をまとめました。
あくまで、わたしの今の業務上で必要な要件ですのであしからず。
↓日程調整ツールって何？？という方は下記の記事をどうぞ↓
現在利用しているツールと調整フロー
まずは現状の確認から。現在、面接調整のために利用しているツールと日程調整フローは下記のとおりです。
利用しているツール
- 採用管理システム Talentio
- カレンダー Googleカレンダー
現在の日程調整フロー
- 候補者へ「面接候補日程をいくつかください」とメールを送る
- 候補者からもらった候補日程から、面接官・会議室が空いている時間を探す
- 決定した日時を Talentio に入力する。Googleカレンダーは Talentio と同期している
もし調整できない場合は1に戻る - 決定した日時を候補者に連絡する
このフローのうち、特に時間がかかって大変なのが２の空いている時間を探すところです。
候補者から提示された日程をもとに、面接官のスケジュールと会議室の空き状況をみて良さそうな日程を探していきます。
↓のイメージ。
候補者の希望日は17日と18日と19日か。まず17日は…と、この日は会議室が埋まっていて難しいな。18日なら…、会議室は空いているぞ、よしいけそうだ…っと思ったらよく見たら面接官が終日休みだ。じゃ19日は…っと、あー、営業チームの Mtg をズラしてもらったらいけそうだ…おっと電話が鳴った。はいもしもしお世話になっております…(中略)…それでは失礼します。
よし、調整再開。…ええーっと、どこが空いてるんだっけ？？
こんな感じで、空いている日程を探すだけで大変です。ツールを導入して楽になりたい！
面接日程調整ツールに求める要件
というわけで、この煩雑な日程調整業務から解放されるために必要な要件をまとめてみました。
上から重要度が高いです。
Googleカレンダー・会議室と連携して調整ができる
まずは基本機能として、普段利用しているGoogleカレンダーと連携して調整ができることが大前提です。
設定した面接官や会議室のカレンダーをツールが参照することで、候補者に自動的に面接候補日時を抽出してくれます。
調整後のスケジュールを非公開で設定できる
ツールを利用して設定されたスケジュールの公開範囲を非公開にして設定できるかどうか、がわたしの会社にとってはかなり重要です。
社内の個人情報取り扱いポリシー上、選考に関係ない従業員が候補者の氏名を閲覧できる状態は NG なので、この機能がないと導入することはできません。
候補者に送る前に候補日のプレビューをみたい
ツールが自動的に抽出した面接候補日時を、候補者に送る前に確認したいです。
面接候補日時が1つしかない、なんてときには候補者に送る前に面接官を変更したり予定を調整する必要があるからです。
このあたりまでが必須機能です。これらがないと、そもそも検討の土台にあがりません。
下記は、あると尚良い機能。
メール送信型ではなく、URL 発行型のほうが良い
ツールが抽出した面接候補日時を、候補者にどのように連絡するか。
メール送信型はその名のとおり、候補者のメールアドレスを登録してメールで送信する方法です。
URL 発行型は、面接調整用の URL を発行し、その URL を候補者に送ることで調整してもらうやり方で、メールアドレスがなくても調整することが可能です。
わたしの会社の場合は圧倒的に URL 発行型が適しています。
中途採用では、メールアドレスを把握しないまま面談・面接に進む候補者が多くいますし、利用媒体やエージェントのポリシーで直接メールを送ることが禁止されている場合もあります。
現在、中途採用活動において主力で利用している Green や転職ドラフトがどちらも媒体内でのやり取りが推奨されているので、もしメール送信型を利用する場合は中途採用でのツール利用は諦めなければなりません。
候補日を出す期間を指定したい
ツールが抽出する面接候補日程を、どの期間から抽出させるかを選択したいです。
早めに選考に進んでほしい候補者の場合は1週間以内の候補のみを抽出させたり、逆にゆっくり選考を進めたい候補者の場合は少し先の日程を提示したり、という使い方をしたいためです。
●日以外で、などの除外日設定ができると尚良いですね。
連続した面接を設定したい
Aさんと1時間面接をした後、Bさんと30分面談をしてもらう、なんて調整が頻繁にあるので、連続した面接を設定できるととても便利です。
同じ時間にAさんBさん両方空いている日程ではなく、最初の1時間はAさんが、次の30分はBさんが空いている日程を探したい、というニーズです。
候補者備考欄がスケジュール登録時に反映される
面接官が候補者の情報を分かりやすく閲覧できるように、設定された面接スケジュールの備考欄に採用管理システム Talentio の候補者 URL を貼っておきたいという事情からです。
面接調整ツールでの候補者登録時に Talentio の URL を貼っておいて、その項目がスケジュール登録時に自動的に備考欄に反映されると便利です。
逆に、この機能がない場合は日程長瀬完了後に手動で Talentio の URL を貼るという作業が必要になってしまいます。
閲覧用カレンダーの設定が可能
人事は必ずしもすべての面接に同席するわけではありませんが、どの時間にどの面接があるかを把握しておく必要があります。
そのため、調整された面接スケジュールを閲覧用に人事のカレンダーとも共有できると便利です。閲覧用なので、不参加のスケジュールとして共有されることを想定しています。
現在 Skett トライアル中
以上が、わたしの職場での面接日程調整ツールに求める要件でした。
この要件でツールを探し、現在は Skett をトライアル中です。
上記でまとめた要件のほとんどを満たしており、今のところ本導入の最有力候補です。
満たしていない要件は、「候補日を出す期間を指定したい」のみで、期間を1週間～4週間で指定することはできるのですが、スタート期間を●日以降、などの設定はできないようです。
翌営業日の面接だと困る、という状況はけっこうあるので、今後の改善に期待したいところ。
他のツールもいくつか検討したのですが、「調整後のスケジュールを非公開で設定できる」「メール送信型ではなく、URL 発行型のほうが良い」などの重要度の高い要件がそろっているのは Skett のみでした。
また、「閲覧用カレンダーの設定が可能」などのように実際に人事として働いたことがないと絶対に思いつかないような機能があるのが流石だな、と感じています。
以上、「ツールに求める要件を整理してみた」シリーズの面接日程調整ツール版でした。過去の要件を整理してみたシリーズは下記からどうぞ。
