なべはるの人事徒然

フィードフォース人事の中の人。採用、教育、評価制度、組織活性など、日々考えていることを綴ります。現在人事で働いている方、人事の仕事に興味のある方、就職活動中の学生などに読んでいただけたら幸いです。

忙しい人事担当者向けの超リアル PC 時短術

4月に人事チームに新メンバーを迎えたので、なべはるが実践している PC 時短術を教えました。この記事はその内容の一部です。
ほんとーに細かな話ですし、「今更そんなこと」と思われることも多いと思いますがご笑覧ください。
また、メンバーにも「あくまで個人の好みなので、実際に導入するかは任せます」と伝えてあります。

Todo 管理に Todoist

日々の Todo をどう管理するかは人それぞれ。わたしも色々なやり方を試してみましたが、今は Todoist に落ち着きました。
PC からでもスマホからでも、Todo が発生したらとりあえず Todoistに登録することで抜け漏れを防ぎます。
人事は細々としたタスクが多いので、Trello や Backlog などのタスク管理系よりも(個人で管理する分には)Todoist のように単に Todo だけを管理するほうが向いているようです。リマインダ設定も簡単にできるのが良いですね。

ja.todoist.com

自分に合ったマウスで生産性とテンションをアップ

あくまでわたしの好みの話です。
マウスを使わない人もいるかと思いますが、わたしは断然使う派。自分に合ったマウスを使うかどうかで生産性は大きく変わると思っています。

ちなみにわたしに合うマウスの要件は、

  • 手に馴染み、握りやすい。大きすぎず小さすぎず。
  • クリック音が静か。カチカチ言わない。
  • ポインターの速度を検知して自動的にコントロール(大きく動かすときは速く、小さく動かすときはゆっくりに)してくれる機能付き。
  • 見た目がかわいい ٩(๑>◡<๑)۶

いまわたしが使っているのは↓です。上記の条件を満たしていて、わりと気に入っています。

マウスジェスチャーで素早くブラウザバック

見た目がかわいくて使いやすいマウスを買ったら、次はマウスジェスチャを導入しましょう。
右クリック+特定の動きで、設定した操作が簡単にできます。

特に多く使うのが右クリック+←でのブラウザバックですね。Backspace を押したり「戻る」ボタンを押すよりも圧倒的に速いです。

freesoft-100.com

IME単語登録で入力を高速化

これは基本ですよねー。わたしが登録している一例が下記。

  • かぶ・・・株式会社
  • フィ・・・フィードフォース
  • じん・・・人事部 渡邉
  • おせわ・・・お世話になっております。
  • よろ・・・よろしくお願いします。
  • あり・・・ありがとうございます。
  • かおもじ・・・(๑•̀ㅂ•́)و
  • きりとり・・・---------------- 8×キリトリセン ----------------

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ブラウザ立ち上げ時のデフォルト設定

ブラウザを立ち上げた際にデフォルトで開くタブを設定しておきます。
わたしの場合は、Gmail、Googleカレンダー、採用管理システム、Trello、Facebook、Qiita:Team がデフォルトで開くようになっています。

メール設定と運用ルールで、メールから発生するタスクに抜けをなくす

誰もが使うメール。設定と運用マイル―ルを組み合わせて、メールから発生するタスクに抜けが出ないようにしています。
クライアントは Gmail です。

未読、既読管理

人事はメールが山ほどくるので、タスクに抜けがないように返信が必要なメールは未読のまま残しておくこと。すぐに対応できない場合は Todoist に転記してからメールで一次対応をすること、という話をしました。

スレッド表示は OFF

Gmail でデフォルトに設定されているスレッド表示ですが、わたしは OFF にしています。
スレッド表示にすると、多数に送った場合に別のあて先からの返信が同じスレッドに表示されたりして、上記の未読既読管理がうまくいかなくなることがあるからです。

「全員に返信」をデフォルト

ほとんどすべての場合で、メールは全員に返信するのでデフォルトで設定しておきましょう。
社内の特定のメンバーにのみ送りたい場合は返信ではなく転送を使います。うっかり全員へ返信で社内メンバー向けのメールを送らないよう注意。

1つのメールに1つの話題

時短術とはちょっと違いますが、1つのメールに複数の用件が入るとお互いに見落とし・ミスが発生しやすいので、原則として1つのメールにつき1つの話題とするよう心ががけています。件名も分かりやすくシンプルに。

Slack の未読・既読、スターの利用で Slack でも Todo 管理

考え方はメールと同じですね。
Slack の場合、Todoist に転記する時間すらないときにうっかり重要なメッセージを見てしまうこともあるので、そういうときは未読に戻すことにしています。

各種ショートカットキーで無駄なマウス操作をなくす

マウスは使いますが、マウス操作は最低限でできるだけショートカットキーを使いたいですね。
今回わたしが紹介したなかのうち、メンバーが知らなかったのは下記。

  • ウィンドウの切り替え・タブの切り替え
  • ウィンドウを閉じる・タブを閉じる
  • 新しいウィンドウを開く・新しいタブを開く
  • 直前に閉じたタブを復元する
  • (G Suite 内で)値のみ貼り付け etc...

Word とか Excel とか、Office 関連のショートカットキーは最近使わないので急速に忘れつつあります…。

 

以上、いかがでしたでしょうか。
仕事の多くを PC を用いて行うので、効率的に活用できる術はどんどん身につけていきたいですね。
読んでいただいた皆さんのオススメの時短術があれば是非教えてください~。